Un paio di settimana fa mi ha ricevuto il titolare di uno studio dentistico a Bologna e in 20 minuti di orologio il suo telefono ha squillato tre volte:
La segretaria chiedeva il permesso per fare uno sconto su un preventivo, un paziente voleva parlare assolutamente con lui e l’agenzia di marketing aveva bisogno di info. per la parte social.
Lui ha risposto a tutte e tre le chiamate e sospirando mi ha detto: “Vede? Tutte le giornate sono così!”
Non è un caso isolato. Anzi!
Forse anche a te è capitato il collaboratore che se ne va senza preavviso, i materiali che stanno per finire proprio quando servono o il commercialista che ti fa sapere solo a giugno come è andato l’anno prima.
Così, ogni energia che dovresti investire per andare avanti, la spendi per non tornare indietro. E anche quando sei con il paziente (o a casa), una parte di te resta agganciata al telefono, pronta a tappare buchi in ruoli non tuoi.
In ruoli che ti tolgono solo energie, entusiasmo e tempo libero.
Se ti riconosci in tutto questo, la buona notizia è che non dipende dalle tue capacitàorganizzative e nemmeno dal numero dei pazienti, ma solo da un piccolo dettaglio:
Un dettaglio che tiene bloccati la tua agenda, i tuoi margini e ruba il tuo tempo…
Guidare. Punto.
Non cambia le gomme. Non tratta con gli sponsor e non mette le mani nel motore. Perché il team di ingegneri e meccanici si occupa dell’auto, lo stratega decide le soste, il manager gestisce gli sponsor.
E quindi, il pilota, fa la cosa che sa fare meglio di chiunque altro: GUIDA!
E tu, se ripensi a una giornata tipo, quante delle ore che hai passato in studio erano davvero “guidare”? E quante erano cambiare le gomme?
Il motivo per cui passi troppo tempo a cambiare le gomme, di solito, viene spiegato così:
L’agenzia dice che hai pochi pazienti e ti serve il marketing o un gestionale…
Il formatore sostiene che devi migliorare la tua capacità di gestione…
Dirigere lo studio e curare i pazienti richiedono il tuo tempo, nello stesso momento della giornata.
Il grande Michael Gerber, autore bestseller e consulente di piccole imprese dice: “Se un’azienda dipende da te per funzionare, non hai un’azienda. Hai un lavoro”.
Il punto è che non devi imparare a gestire meglio. Devi smettere di essere tu a gestire tutto!
Ogni ora spesa in gestione invece che in clinica ha un costo preciso — ed è più alto di quello che pensi.
2015
2020
OGGI
Si chiama MSO, Management Services Organization.
E’ una società che si prende in carico la direzione operativa di uno studio al posto del titolare. I numeri, l’organizzazione, il personale, il marketing, gli acquisti: tutta la parte del lavoro che resta fuori dalla poltrona.
Al medico restano la clinica e, questo conta più di ogni altra cosa, la piena proprietà dello studio.
Se il corso ti insegna, l’agenzia ti porta nuovi pazienti e la catena compra lo studio. La MSO gestisce, al posto tuo, nel tempo.
È il modello con cui l’odontoiatria americana è cresciuta negli ultimi quindici anni: se nel 2015 il 7,2% dei dentisti USA si affidava ad una MSO, oggi gli studi gestiti in questo modo sfiorano il 38%*.
In America i dentisti sono tornati a fare i dentisti. Qualcun altro si occupa della gestione.
E chi si affianca a una delle principali MSO americane arriva in media a raddoppiare sia il fatturato sia l’utile rispetto alla media di mercato.
Abbiamo impiegato anni per capire che il titolare dello studio non vuole un altro corso da seguire la sera, ma desidera una persona a cui affidare la gestione dello studio, per aumentare i margini e ridurre gli sprechi.
Nella tua azienda portiamo il nostro Metodo OSM che si articola in 3 fasi
Sarà un nostro Professionista già formato, con esperienza reale nel management di cliniche odontoiatriche e focalizzato al 100% sulla tua azienda.
Si parte da una diagnosi, l’I-Profile, una fotografia dello stato di salute gestionale dello studio costruita su oltre un milione di analisi condotte dal 2009 a oggi.
Il nostro compenso è diviso in due parti: una fissa, che copre i costi della struttura che mettiamo in campo, e una legata ai risultati che generiamo insieme. Se il fatturato cresce grazie al nostro lavoro, cresce anche il nostro compenso, altrimenti avremo solo il fisso.
Ma le quote restano tue al cento per cento, sempre.
È la domanda giusta. Ed è per questo che il metodo funziona al contrario.
È il dubbio più naturale per chi ha costruito il proprio studio con le proprie mani. Ma il Clinic Manager non entra per comandare: entra per costruire, insieme a te, la struttura organizzativa che oggi manca — e che ti restituisce tempo e controllo, non te li toglie.
Neanche per idea!
Il Clinic Manager mette ordine e fa girare la macchina operativa.
Ma le decisioni strategiche, quelle che contano davvero, restano tue.
La proprietà resta tua, per intero.
Il nome sull’insegna resta il tuo.
E lato clinico, per quanto riguarda i pazienti e le cure, la parola resta sempre e solo tua.
In una frase: rimani il Titolare e smetti di fare le cose che ti pesano!
Il formatore ti insegna a costruire uno studio che gira anche senza di te. Ma finito il percorso, a metterla in pratica sei sempre tu, la sera, dopo una giornata di lavoro.
Fermati un attimo su questa lista: sembra un vicolo cieco, quattro strade che portano tutte a un compromesso.
Entri in studio alle nove. Il primo paziente è già seduto in sala d’attesa, e la segretaria ha chiuso due preventivi che fino a ieri erano solo “da richiamare”.
Tu visiti, operi ed esci nel tardo pomeriggio senza portarti dietro la solita lista di cose lasciate a metà.
Prima di cena apri il CRM sul telefono: trenta secondi, e sai incassi, margini, quante poltrone hai riempito questa settimana. A giugno, quando il commercialista ti chiama per il bilancio, i numeri non sono più una sorpresa. Anzi: è lui, per la prima volta, a dirti che il netto è cresciuto per davvero, non solo il fatturato.
È domenica sera. Il telefono è sul tavolo, spento, e per la prima volta da tempo non lo guardi per controllare l’agenda di lunedì. Se ripensi a pochi mesi fa, ora vedi un uomo molto più sereno, rilassato e orgoglioso dei risultati raggiunti.
Lo studio, mese dopo mese, è diventato un’azienda di valore anche senza di te, un valore che domani potrai vendere bene, o lasciare a chi viene dopo.
lavoriamo sul management delle strutture sanitarie dal
studi seguiti
sedi fisiche
fatturato complessivo del portafoglio clienti
OMS Medical. Lavoriamo sul management delle strutture sanitarie dal 2002. Abbiamo seguito oltre 6.000 studi, abbiamo sette sedi fisiche, e il portafoglio dei nostri clienti fattura nel complesso oltre 600 milioni di euro. L’I-Profile, l’analisi diagnostica con cui partiamo, l’abbiamo somministrata più di un milione di volte.
Clinic Management è nato da quello che abbiamo visto ripetersi per anni, in migliaia di studi: davamo formazione, davamo il metodo, i titolari imparavano, ma poi non avevano tempo per mettere in pratica tutto.
A un certo punto ce l’hanno detto loro, prima ancora che lo capissimo noi: serve qualcuno che si sieda dentro lo studio e lo gestisca con noi!
Medico chirurgo, odontoiatra e specialista in medicina dello sport, con oltre 30 anni di esperienza nella gestione e nello sviluppo di studi dentistici. Fondatore della Clinica del Sorriso e autore de Il Dentista di Successo, è esperto di organizzazione, management e valorizzazione del team in ambito odontoiatrico.
Medico chirurgo, odontoiatra, formatore e fondatore dei Centri Odontoiatrici Massaiu. Da oltre 30 anni affianca all’attività clinica lo studio del management, dello sviluppo delle risorse umane e della comunicazione, condividendo la propria esperienza attraverso corsi, consulenza e pubblicazioni dedicate al settore odontoiatrico.
Odontoiatra e fondatore degli Ambulatori Righi di Parma, dove ricopre anche il ruolo di Direttore Sanitario. È specializzato nello sviluppo di strutture odontoiatriche moderne, con particolare attenzione all’efficienza dei processi, alla qualità del servizio e alla centralità del paziente.
Responsabile Nazionale di OSM Medical ed esperto di gestione strategica e sviluppo degli studi odontoiatrici. Si occupa di organizzazione, processi, leadership e crescita aziendale, aiutando professionisti e strutture sanitarie a trasformare lo studio in un’organizzazione più strutturata ed efficiente.
Se vuoi maggiori informazioni, SENZA IMPEGNO, su Clinic Management, il primo passo è un Audit del tuo studio: una fotografia reale di dove stai perdendo tempo, margini e pazienti.
A quel punto potrai decidere se fermarti qui o affidarti a noi.
Lo studio che continua il percorso con Clinic Management verrà seguito con il Metodo OSM e un piano a 3 mesi:
Partiamo dall’i-Profile: un’analisi di come lavori tu e come lavora il team. Mettiamo ordine nei numeri reali dello studio, e iniziamo a tenere sotto controllo gli indicatori che contano davvero.
Poi analizziamo il lavoro dei tuoi collaboratori e come funzionano la segreteria, il sito, l’agenda e la chiusura di una prima visita.
Alla fine del mese hai in mano un report chiaro, i numeri già monitorati, e un piano per i prossimi 90 e 180 giorni. I primi segnali di ordine si vedono già qui, nelle prime settimane.
Costruiamo lo script per la prima visita e il modo in cui si gestiscono preventivi e recall, riorganizziamo l’agenda per la produttività clinica, mettiamo a punto budget e pianificazione finanziaria.
Se in studio mancano persone, partono le selezioni. Sistemiamo il database dei pazienti e avviamo le prime attività di marketing, online e offline.
Definiamo l’organigramma e i mansionari, così le decisioni operative smettono di passare tutte da te.
La revisione dei numeri diventa un’abitudine ricorrente, e a 90 giorni facciamo insieme il primo bilancio vero, con la roadmap già pronta per i mesi successivi. È da qui che l’impatto sui margini smette di essere un segnale isolato e diventa strutturale.
All’inizio fissiamo insieme degli obiettivi misurabili (per esempio un aumento preciso di fatturato) e poi impostiamo dei controlli lungo il percorso.
Se dopo il controllo l’obiettivo non è stato raggiunto per causa nostra (ad esempio per un sistema che non abbiamo installato in tempo), continuiamo a lavorare senza costi aggiuntivi, fino a raggiungere l’obiettivo.
Dato che inseriamo un nostro Clinic Manager all’interno di ogni studio, possiamo seguirne solo un numero limitato per zona. E quando i posti sono esauriti, dovrai aspettare diversi mesi per avere il tuo Audit.
C’è poi una seconda ragione ed è il vantaggio che ti garantisci sui competitor!
Infatti, la maggior parte di loro non conosce le MSO, continua a gestire lo studio da sola e ha difficoltà a crescere.
Tu, dopo l’Audit, saprai con precisione quanti margini stai lasciando strada, come puoi migliorare la gestione e aumentare il valore dello studio, anche senza lavorare di più.
Loro ti insegnano, o ti affiancano mentre il lavoro lo fai tu. Noi mettiamo dentro il tuo studio una figura che manda avanti la gestione nel tempo, con la nostra struttura alle spalle.
Lavoriamo con gli strumenti che hai già e li integriamo nel nostro Sistema di controllo. Si riparte da quello che esiste in studio, senza buttare via niente.
Sul lato clinico e sulla proprietà, mai: restano sempre tuoi. La persona che entra a gestire la mettiamo noi, ma le decisioni strategiche e il nome restano nelle tue mani.
Perché quelle esperienze ti hanno lasciato il lavoro sulle spalle, in un modo o nell’altro. Noi te lo togliamo. È la differenza tra chi ti consegna la ricetta e chi, la sera, ti cucina davvero la cena.
I primi segnali di ordine arrivano nelle prime settimane, con l’Audit e il cruscotto attivo. L’impatto sui margini si costruisce nell’arco di alcuni mesi. Chi promette numeri enormi e immediati, ti sta raccontando una storia comoda.
È esattamente il problema che risolviamo: togliere lavoro dalle tue spalle, non aggiungerne altro. L’unico tempo che ti chiedo davvero è quello di un audit iniziale.